VIII. Procedimiento, requisitos y obligaciones

• Hallarse al corriente en el cumplimiento de sus obligaciones tributarias y frente a la Seguridad Social.
• Garantizar la gratuidad de la formación a los participantes en las acciones formativas.
• Mantener durante un período de cuatro años la documentación justificativa de las acciones de formación sobre las que haya aplicado bonificaciones.
• Identificar en cuenta separada o epígrafe específico de su contabilidad todos los gastos de ejecución de las acciones formativas y las bonificaciones que se apliquen, con la referencia común a todos ellos de “Formación Profesional para el Empleo”.
• Someterse a las actuaciones de comprobación, seguimiento y control a realizar por los órganos competentes.

• Control de asistencia (modalidad presencial)
• Currículum y acreditaciones del tutor.
• Acreditación de la entrega de certificados/diplomas.
• Cuestionarios de evaluación cumplimentados por los participantes, así como acreditación de la evaluación del aprendizaje realizada.
• En caso de acciones impartidas mediante teleformación, registros de actividad/interacción con el programa (incluyendo la asistencia tutorial y de la realización de controles de aprendizaje), controles de aprendizaje/pruebas de evaluación, guía didáctica.
• En su caso, informe de la Representación Legal de los Trabajadores.
• Documentación justificativa de los costes y comprobantes de pago.
• En el caso de gestión por parte de entidad organizadora, Contrato de encomienda de la organización.
• Contabilización de los costes.

Toda la gestión de formación programada por las empresas se realiza a través de la aplicación telemática. Por tanto, no es necesario presentar documentación alguna, salvo que esta sea requerida.

Deberás mantener a disposición de los órganos de control competentes la documentación justificativa de las acciones de formación comunicadas (tanto a efectos de bonificación como de cofinanciación privada) durante un periodo de 4 años, contando a partir del momento en que haya finalizado el plazo de presentación de los boletines del mes de diciembre de ejercicio en curso.

En el supuesto de acciones cofinanciadas con fondos comunitarios (programa operativo 2007-2013), la documentación justificativa deberá estar a disposición de los órganos administrativos y de control, al menos, hasta el 31 de diciembre de 2020, según lo establecido por la normativa comunitaria.

Si se trata de documentación original emitida de forma electrónica, sí será posible su conservación en este formato, pero si se trata de documentación emitida en papel, deberá conservase en el soporte original.

Cuando las comunicaciones con los alumnos tengan por objeto el envío de documentación (material didáctico, diplomas, etc.), deberá realizarse de modo que, si fuera necesario, puedas acreditar que cumpliste la obligación en tiempo y forma, mediante recibís firmados por los participantes. En el caso de no poder acreditarlo, se consideraría como no cumplida dicha obligación y podría dar lugar a la devolución de la ayuda.

Durante la formación, deberán cumplirse las siguientes obligaciones:

• Informar a los participantes sobre el modelo de financiación (origen de los fondos).
• Cumplimentar el control de asistencia de los trabajadores

Evaluar el aprovechamiento de los alumnos, conservando la acreditación de dicha evaluación.

• Entregar certificado o diploma en un plazo máximo de 2 meses desde la finalización de la formación.
• Entregar el Cuestionario de evaluación de calidad a los participantes para su cumplimentación.