Para poder beneficiarse de estas ayudas, deberá darse de alta en la aplicación telemática, a través de la cual comunicará a la Fundación la información sobre la formación realizada (inicio, características, finalización, etc.). El acceso a dicha aplicación se realiza mediante un certificado digital de persona jurídica.
Una vez se accede a la aplicación, los pasos a realizar para poder gestionar las bonificaciones son:
- Informar a la Representación Legal de los Trabajadores.
- Comunicar el inicio de la formación.
- Realizar la formación.
- Comunicar la finalización de la formación.
- Aplicarse la bonificación.
- Hallarse al corriente en el cumplimiento de sus obligaciones tributarias y frente a la Seguridad Social.
- Garantizar la gratuidad de la formación a los participantes en las acciones formativas.
- Mantener durante un período de cuatro años la documentación justificativa de las acciones de formación sobre las que haya aplicado bonificaciones.
- Identificar en cuenta separada o epígrafe específico de su contabilidad todos los gastos de ejecución de las acciones formativas y las bonificaciones que se apliquen, con la referencia común a todos ellos de “Formación Profesional para el Empleo”.
- Someterse a las actuaciones de comprobación, seguimiento y control a realizar por los órganos competentes.
- Control de asistencia (modalidad presencial).
- Currículum y acreditaciones del tutor.
- Contenidos y recursos didácticos.
- Acreditación de la entrega del certificado o diploma
- Cuestionarios de evaluación cumplimentados por los participantes.
- En caso de acciones impartidas mediante formación a distancia o teleformación, registros de actividad/interacción con el programa (incluyendo la asistencia tutorial y de la realización de controles de aprendizaje), controles de aprendizaje/pruebas de evaluación, guía didáctica. En su caso, informe de la Representación Legal de los Trabajadores.
- En su caso, informe de la Representación Legal de los Trabajadores.
- Contabilización de los costes.
- Documentación justificativa de los costes y comprobantes de pago.
- En el caso de las empresas organizadoras, Contrato de encomienda de la organización.
Toda la gestión de formación programada por las empresas se realiza a través de la aplicación telemática. Por tanto, no es necesario presentar documentación alguna, salvo que ésta sea requerida.
Las empresas deberán mantener a disposición de los órganos de control competentes la documentación justificativa de las acciones de formación comunicadas (tanto a efectos de bonificación como de cofinanciación privada) durante un periodo de 4 años, contando a partir del momento en que haya finalizado el plazo de presentación de los TC del mes de diciembre de ejercicio en curso.
En el supuesto de acciones cofinanciadas con fondos comunitarios ( programa operativo 2007-2013), la documentación justificativa deberá estar a disposición de los órganos administrativos y de control, al menos, hasta el 31 de diciembre de 2020, según lo establecido por la normativa comunitaria.
Las empresas que, sin haber transcurrido el período establecido para mantener la documentación justificativa de las bonificaciones aplicadas, suspendan su actividad económica o se disuelvan, deberán remitir copia de la misma a la Fundación.
Si se trata de documentación original emitida de forma electrónica, sí será posible su conservación, pero en caso de tratarse de documentación originalmente emitida en papel, deberá conservase en esa forma.
