« Regresar al índice de Preguntas Frecuentes

Entidad organizadora

¿Qué es una entidad organizadora?

Es la entidad a la cual las empresas encomiendan la organización de la formación para sus trabajadores, hecho que se formaliza mediante escrito firmado por los representantes legales. En la web ofrece un modelo de este Contrato de encomienda de organización con el contenido mínimo.

La entidad organizadora será la responsable de contratar a la entidad o entidades que imparten la formación, que deberá estar acreditada y/o inscrita en el registro de entidades de formación habilitado por la Administración pública competente.

Hay que tener en cuenta que ni la actividad de organización, ni la de impartición podrán ser objeto de subcontratación; no considerándose subcontratación la obligación que tiene la entidad organizadora de contratar a la entidad o entidades que imparten la formación, ni la contratación del personal docente.

¿Cuáles son las funciones de las entidades organizadoras?

Las entidades organizadoras serán las responsables de:

  1. Comunicar el inicio y finalización de las acciones formativas
  2. Asegurar el desarrollo satisfactorio de las acciones formativas
  3. Asegurar las funciones de seguimiento, control y evaluación
  4. Asegurar la adecuación de la formación realizada a las necesidades formativas reales de las empresas.
  5. Contratar a la entidad de formación acreditada y/o inscrita que imparta las acciones formativas, salvo en el caso de tratarse de la misma entidad.
  6. Facilitar a las empresas para las que organicen la formación la documentación relacionada con la organización, gestión e impartición de las acciones formativas.
  7. Facilitar a las empresas la información necesaria para la correcta aplicación de las bonificaciones
  8. Someterse y asegurar el desarrollo satisfactorio las actuaciones de comprobación, seguimiento y control que realicen las Administraciones públicas competentes y los demás órganos de control.
¿Qué es un contrato de encomienda de la organización?

Es un acuerdo escrito firmado por los representantes legales de las empresas y aquella a la que encomiende la organización de la formación, en el que deberá constar, entre otros, los datos de identificación, las obligaciones de los firmantes y, específicamente las que asume la entidad organizadora, así como, la compensación económica por los costes de organización.

El formalizar este documento por escrito es requisito para la constitución de la agrupación de empresas (artículo 16.2 Real Decreto 395/2007).

En las actuaciones de seguimiento y control ex-post dicho acuerdo puede ser solicitado.

¿Una vez firmado el contrato de encomienda de la organización, qué debo hacer si quiero incorporar empresas nuevas?

Tras haber firmado un contrato de encomienda de la organización, entre una entidad organizadora y varias empresas, pueden adherirse al mismo nuevas empresas que quieran formar parte de esa agrupación mediante la firma de los representantes legales del Documento de Adhesión. A dichas empresas deberá facilitárseles copia del convenio al que se suscriben.​

¿Cuál es la vigencia del contrato de encomienda de la organización?

El período de vigencia del contrato de encomienda de la organización será el que las partes acuerden (indefinido, duración determinada, prorrogable, anual, etc.), mientras no se produzca un cambio de normativa reguladora.

La entidad organizadora deberá indicar la fecha en que fue suscrito el citado acuerdo con cada una de las empresas agrupadas al darlas de alta en el sistema telemático.

¿Quién custodia el contrato de encomienda de la organización, la entidad externa o la entidad que se bonifica?

La normativa establece que la entidad externa debe facilitar a las empresas para las que organicen la formación toda la documentación relacionada con la organización, gestión e impartición de las acciones formativas. Ello incluye el contrato de encomienda. Dado que se trata de un documento firmado por ambas partes, lo razonable es que se firme por duplicado y cada una conserve un original.

¿Qué documentación debe custodiar la empresa bonificada y qué documentación debe custodiar la organizadora?

Tal y como establece la normativa, la entidad organizadora será la responsable de facilitar a las empresas para las que organicen la formación toda la documentación relacionada con la organización, gestión e impartición de las acciones formativas. Por lo tanto, ambas entidades deben conservar copia de dicha documentación..

¿Qué debe hacer la empresa para darse de baja en una agrupación?

Si como empresa se quiere cursar la baja en la agrupación, la entidad puede anular su participación de la siguiente forma:

  • Firmar la el Documento de desestimiento del Contrato de encomienda  y comunicárselo a la empresa.
  • Si está registrada o se registra en la aplicación como empresa bonificada, puede denegar su autorización a otras entidades a incluirla en sus agrupaciones (apartado “Datos de Empresa: Autorización).
Si la empresa contrata a una entidad externa para la realización de gestiones administrativas para la aplicación de bonificaciones, ¿se considera encomienda de la organización?

No, siempre y cuando la actividad de dicha entidad se limite a las funciones de gestión administrativa para la aplicación de bonificaciones.