Costes

¿Qué costes son bonificables?

Todos los costes directos o de impartición y los que pueden considerarse indirectos y de organización, que estarán sujetos, a efectos de bonificación, a los siguientes límites:

  • Costes indirectos: 10% del coste total de la actividad formativa
  • Costes de organización (costes de la entidad externa a la cual se encomiende la organización):
    • 20% empresas de hasta 5 trabajadores
    • 15% empresas de entre 6 y 9 trabajadores
    • 10% empresas a partir de 10 trabajadores
¿Cómo calculo el importe de los costes de formación bonificables?

Se cuantificarán todos los gastos en los que ha incurrido la empresa para el desarrollo de cada grupo formativo. Los gastos indirectos y de organización estarán sujetos, a efectos de bonificación, a los siguientes límites:

  • Costes indirectos: 10% del coste total de la actividad formativa
  • Costes de organización (costes de la entidad externa a la cual se encomiende la organización):
    • 20% para empresas de hasta 5 trabajadores
    • 15% para empresas de entre 6 y 9 trabajadores
    • 10% para empresas a partir de 10 trabajadores
¿Son bonificables los costes salariales de los trabajadores que asisten a la formación?

Los costes salariales de los trabajadores que reciben la formación en jornada laboral no se consideran bonificables, pero se computarán para determinar la cofinanciación privada. A estos efectos, sólo podrán tenerse en cuenta las horas de dicha jornada en las que realmente los trabajadores participan en la formación.

¿Es admisible la imputación del Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA) como coste formativo bonificable?

Como regla general, no es admisible la imputación del IVA como coste formativo bonificable, excepto para las entidades exentas o no sujetas al impuesto.

Los gastos de preparación, evaluación y coordinación de un grupo formativo ¿tienen la consideración de costes directos o costes asociados?

Los gastos de preparación de clases, tutorías, evaluación y seguimiento de un grupo formativo, así como los relativos a la preparación de medios didácticos tendrán la consideración de costes directos.

Por otro lado, los gastos de personal de apoyo para el desarrollo de la actividad formativa tendrán la consideración de costes indirectos.

¿Qué debo hacer si la factura no detalla el contenido exigido?

La factura podrá acompañarse de certificado o anexo, emitido por el proveedor del servicio, con la información requerida.

En el caso de errores en las facturas, ¿deben emitirse facturas rectificativas?

Si se trata de subsanar requisitos de contenido (fechas, número de participantes, número de horas,…) es suficiente con remitir un anexo sellado y firmado por el proveedor que complete la información. Si se trata de requisitos formales (razón social, CIF,…), se debe remitir el documento sustitutivo rectificativo.

En el caso de facturas rectificativas de otras emitidas anteriormente ¿debe aportarse el correspondiente abono de la factura que se sustituye?

Sí, para que la nueva factura emitida sea admitida es imprescindible que se aporte el abono de la factura sustituida.

Los soportes justificativos de los grupos notificados a efectos de cofinanciación privada ¿deben reunir los mismos requisitos que los correspondientes a los grupos notificados a efectos de bonificación?

Sí, deben reunir los mismos requisitos.

Si una entidad organizadora contrata la impartición con un centro o institución especializada, ¿a quién debe ésta última emitir la factura: a la empresa que se aplica la bonificación o a la entidad organizadora?

Las entidades a las que las empresas encomienden la organización de la formación serán las responsables de contratar a la entidad de formación acreditada o inscrita que imparta las acciones formativas. Por tanto, el centro de impartición facturará a la entidad organizadora para que sea ésta última la que se encargue de facturar a la empresa sin coste añadido

En el caso en que la entidad organizadora contrate a una entidad de formación acreditada y/o inscrita para la impartición de la formación ¿puede, a su vez la entidad de formación contratar la impartición?

Las entidades de formación contratadas para la impartición de la formación no podrán subcontratar la actividad formativa, no considerándose subcontratación a estos efectos la contratación de personal docente.

¿Cómo se calcula el coste salarial de los trabajadores que reciben formación en jornada laboral?

Puede calcularse de dos formas:

  • Coste hora medio: en base a la masa salarial de la empresa:

[(Salario bruto + Seguridad a cargo de la empresa)/Número de trabajadores en plantilla)]/Número de horas anuales trabajadas (convenio)

  • Cálculo del coste/hora de los trabajadores que participan en el grupo:

[(Suma del salario bruto anual de los trabajadores + Seguridad a cargo de la empresa)/Número de trabajadores participantes]/Número de horas anuales trabajadas (convenio)

En ambos casos debe conservarse, por si fuera requerida, la documentación acreditativa así como el detalle del cálculo en el que aparezca el salario bruto de cada trabajador o la masa salarial utilizada para el mismo. Si el número de horas anuales trabajadas es claramente inferior a 1.750 horas, podrá requerirse el convenio o el contrato para acreditar dicha jornada.

¿Qué consecuencias tiene la anulación de participantes por el cruce de vida laboral en los costes?

Los costes imputados para cada grupo se calculan en base a los participantes finalizados; por tanto, cualquier anulación de participantes supone el ajuste automático de los costes imputados (directos, asociados y salariales).

¿Cómo deben contabilizarse los gastos de desarrollo de los cursos?

Si se trata de costes internos pueden contabilizarse en cuentas específicas, pero para una mayor operatividad, se recomienda que se contabilicen en las cuentas que les correspondan según su naturaleza.

En el caso de costes externos, se contabilizarán en cuenta separada o epígrafe específico en las cuentas del subgrupo 62 “Servicios exteriores” con la referencia “formación continua” o “formación profesional para el empleo”.

¿Cómo debo contabilizar la bonificación practicada?

La bonificación puede considerarse una subvención, por lo que es posible crear una cuenta contable en el subgrupo 74 “Subvenciones a la explotación”, que podría denominarse “Ingresos por formación en el empleo”, o bien, en el subgrupo 75 “Otros ingresos de gestión”.

¿Cómo debe considerarse la bonificación a efectos de su contabilización como un menor gasto o como un ingreso?

La contabilización de la bonificación supondrá un menor gasto para la empresa que se aplica la bonificación que deberá quedar reflejado en su contabilidad.

Permisos individuales de formación

¿Qué es un Permiso Individual de Formación (PIF)?

Es el permiso retribuido y autorizado por la empresa a un trabajador, para la realización de un curso, dirigido a la obtención de un título oficial (título publicado en un Boletín Oficial).

¿Qué se bonifica la empresa si un trabajador disfruta de un Permiso Individual de Formación?

Se bonificará los costes salariales correspondientes a las horas laborales que el trabajador invierta en su formación.

¿Está la empresa obligada a autorizar un Permiso Individual de Formación?

La denegación de autorización por parte de la empresa siempre debe estar suficientemente motivada por razones organizativas o de producción.

¿Qué crédito tengo para bonificar Permisos Individuales de Formación?

La empresa dispondrá de un crédito adicional de hasta un 5% respecto a su crédito anual. Si el coste del permiso supera este 5%, el crédito adicional será el equivalente al de los costes salariales de los permisos que comunique, con los siguientes límites:

  • 200 horas para empresas de 1 a 9 trabajadores
  • 400 horas para empresas de 10 a 49 trabajadores
  • 600 horas para empresas de 50 a 249 trabajadores
  • 800 horas para empresas de 250 a 499 trabajadores

A partir de 500 trabajadores, 800 horas más 200 horas adicionales por cada 500 trabajadores más.

¿Qué requisitos debe tener la formación para solicitar un Permiso Individual de Formación?
  • Acreditación oficial, titulación oficial, títulos de formación profesional y certificados de profesionalidad; acreditación de competencias para el ejercicio de una ocupación u oficio o reconocimiento de la experiencia profesional.
  • No debe estar incluida en los cursos desarrollados por la empresa.
  • La modalidad de impartición debe ser en todo o parte presencial.
¿Existe algún límite de horas a solicitar por Permiso?

El límite está en 200 horas por permiso y curso académico o año natural.

¿La formación que solicita un trabajador para realizar un Permiso Individual de Formación tiene obligatoriamente que estar relacionada con la actividad de la empresa?

No necesariamente, puede ser objeto tanto de desarrollo técnico-profesional como formación personal del trabajador.

¿Ha de cumplirse el requisito de Información a la Representación Legal de los Trabajadores (RLT)?

Al igual que en las acciones formativas, hay que informar antes del inicio del disfrute del permiso a la Representación Legal de los Trabajadores.

¿Cuándo se puede aplicar la bonificación de un PIF?

Las bonificaciones se podrán aplicar a medida que se abonen los salarios de los trabajadores que disfruten los permisos, o bien, a la finalización del mismo.

En todo caso, al finalizar el año en curso, habrá que comunicar la finalización del permiso a través de la aplicación telemática.

¿Cómo calculo el importe de la bonificación?

Será el equivalente al salario del trabajador y a las cotizaciones devengadas a la Seguridad Social teniendo en cuenta el número de horas de disfrute.

Dicho salario estará constituido por salario base, antigüedad y complementos fijos, así como por la parte correspondiente de pagas extras.

Entidades de formación

¿Quién debe contratar a las entidades que imparten la formación?

Las empresas pueden:

  • Organizar la formación de sus propios trabajadores, e impartir la formación con medios propios o recurrir a su contratación con una entidad de formación.
  • Encomendar la organización a una entidad externa. En éste caso, esta entidad será la que contrate a la entidad o entidades que imparten la formación – salvo que la entidad organizadora sea a su vez la que imparta la formación. En este caso, la entidad formativa deberá estar acreditada y/o inscrita.
¿Deben estar los centros que imparten acreditados o inscritos?

Si la empresa opta por encomendar la organización de la formación a una entidad externa, ésta será la que contrate a la entidad o entidades que imparten la formación, que deberá estar acreditada y/o inscrita en el registro de entidades de formación habilitado por la Administración pública competente.

¿Cómo se realiza la acreditación o inscripción en el registro de entidades de formación?
  • Para la inscripción para impartir formación distinta de las especialidades formativas previstas en el Catálogo de especialidades formativas, las entidades de formación deberán presentar ante la Administración pública competente una declaración responsable con arreglo al modelo específico que se desarrolle.
  • Para la inscripción para impartir especialidades formativas no dirigidas a la obtención de Certificados de Profesionalidad, las entidades deberán presentar una declaración responsable sobre el cumplimiento de los requisitos exigidos en cuanto a instalaciones y recursos humanos suficientes que garanticen su solvencia técnica para impartir la formación, tanto teórica como práctica, así como la calidad de la misma. Las instalaciones y recursos podrán ser propios o bien de titularidad de terceras entidades privadas o públicas cuando ello no implique subcontratar la ejecución de la actividad formativa, debiendo aportar en este caso el correspondiente acuerdo o contrato de disponibilidad.
  • Para impartir formación dirigida a la obtención de certificados de profesionalidad se requerirá la previa acreditación por parte de la Administración competente. Las entidades no acreditadas para los correspondientes certificados deberán presentar la oportuna solicitud de acreditación ante la Administración competente.
¿Quién es la Administración pública competente en el caso de la acreditación o inscripción de entidades de formación?
  • El órgano competente de la Comunidad Autónoma en la que radiquen las instalaciones y los recursos formativos de la entidad de formación interesada.
  • Para aquellas entidades que impartan bajo la modalidad de teleformación, el órgano competente de su comunidad autónoma en la que estén ubicados los centros en los que se desarrollen las sesiones de formación presencial y/o pruebas de evaluación final presenciales, y el Servicio Público de Empleo Estatal (SEPE)  cuando dichos centros presenciales estén ubicados en más de una comunidad autónoma.
  • El SEPE para entidades de formación que utilicen centros móviles cuya actividad formativa se desarrolle en más de una comunidad autónoma, o bien entidades que dispongan de instalaciones y recursos formativos permanentes en más de una Comunidad Autónoma.
¿Qué obligaciones tienen las entidades que imparten formación?

Las entidades que impartan formación deberán:

  • Facilitar y corresponsabilizarse en el seguimiento de la participación de los alumnos del aprendizaje y su evaluación, así como en la investigación de metodologías y herramientas para la puesta al día del sistema.
  • Someterse a los controles y auditorías de calidad que establezcan las administraciones competentes, cuyos resultados se incorporan a los registros.
  • Mantener las exigencias técnico-pedagógicas de las instalaciones, equipamiento y medios humanos tenidas en cuenta para la acreditación o inscripción.
  • Comunicar a la Administración pública competente cualquier cambio en su titularidad o forma jurídica.
  • Así mismo, las entidades que impartan formación del Catálogo de especialidades formativas o dirigidas a la obtención de Certificados de Profesionalidad, deberán cumplir las prescripciones que les sean de aplicación en virtud de disposición legal o reglamentaria.

El incumplimiento de estas obligaciones podrá ocasionar la baja en el registro de la entidad de formación.

¿Cómo se realiza la inscripción en el Registro de Entidades de formación ante el Servicio Público de Empleo Estatal?

Las entidades de formación, que impartan formación no incluida en el Catálogo de especialidades formativas, deberán presentar el modelo de declaración responsable desarrollado, a través de la aplicación habilitada y disponible en la página web de la Fundación Estatal para la Formación en el Empleo.

¿Existen algún requisito para acceder a la aplicación?

La declaración ha de presentarse con el certificado de persona jurídica (CIF); o certificado de persona física, si la titularidad de la empresa coincide con el NIF del Representante Legal (autónomos).

No se admitirá la cumplimentación del impreso, si la entidad no está dada de alta previamente en el fichero de Entidades Comunes. En este caso deberá solicitar el alta a través las Oficinas de Empleo de las Comunidades Autónomas.

¿Qué datos se deben consignar en los campos NIF y Razón Social de la Entidad?

Es importante tener en cuenta que en el campo NIF de la declaración responsable se consignará en personas físicas el Número de Identificación Fiscal (NIF) o número de identificación de extranjero (NIE) y en personas jurídicas, el CIF.

A cada entidad de formación (identificada por el campo NIF de la declaración responsable) se le asignará un código único y distintivo.

¿Se asume alguna responsabilidad respecto de los datos consignados en la declaración?

La inexactitud o falsedad, así como el incumplimiento de requisitos, obligaciones y compromisos, determinarán la imposibilidad de continuar con la actividad de impartir formación profesional para el empleo, así como la baja del registro.

Sin perjuicio del régimen de infracciones y sanciones oportunas.

Entidad organizadora

¿Qué es una entidad organizadora?

Es la entidad a la cual las empresas encomiendan la organización de la formación para sus trabajadores, hecho que se formaliza mediante escrito firmado por los representantes legales. En la web ofrece un modelo de este Contrato de encomienda de organización con el contenido mínimo.

La entidad organizadora será la responsable de contratar a la entidad o entidades que imparten la formación, que deberá estar acreditada y/o inscrita en el registro de entidades de formación habilitado por la Administración pública competente.

Hay que tener en cuenta que ni la actividad de organización, ni la de impartición podrán ser objeto de subcontratación; no considerándose subcontratación la obligación que tiene la entidad organizadora de contratar a la entidad o entidades que imparten la formación, ni la contratación del personal docente.

¿Cuáles son las funciones de las entidades organizadoras?

Las entidades organizadoras serán las responsables de:

  1. Comunicar el inicio y finalización de las acciones formativas
  2. Asegurar el desarrollo satisfactorio de las acciones formativas
  3. Asegurar las funciones de seguimiento, control y evaluación
  4. Asegurar la adecuación de la formación realizada a las necesidades formativas reales de las empresas.
  5. Contratar a la entidad de formación acreditada y/o inscrita que imparta las acciones formativas, salvo en el caso de tratarse de la misma entidad.
  6. Facilitar a las empresas para las que organicen la formación la documentación relacionada con la organización, gestión e impartición de las acciones formativas.
  7. Facilitar a las empresas la información necesaria para la correcta aplicación de las bonificaciones
  8. Someterse y asegurar el desarrollo satisfactorio las actuaciones de comprobación, seguimiento y control que realicen las Administraciones públicas competentes y los demás órganos de control.
¿Qué es un contrato de encomienda de la organización?

Es un acuerdo escrito firmado por los representantes legales de las empresas y aquella a la que encomiende la organización de la formación, en el que deberá constar, entre otros, los datos de identificación, las obligaciones de los firmantes y, específicamente las que asume la entidad organizadora, así como, la compensación económica por los costes de organización.

El formalizar este documento por escrito es requisito para la constitución de la agrupación de empresas (artículo 16.2 Real Decreto 395/2007).

En las actuaciones de seguimiento y control ex-post dicho acuerdo puede ser solicitado.

¿Una vez firmado el contrato de encomienda de la organización, qué debo hacer si quiero incorporar empresas nuevas?

Tras haber firmado un contrato de encomienda de la organización, entre una entidad organizadora y varias empresas, pueden adherirse al mismo nuevas empresas que quieran formar parte de esa agrupación mediante la firma de los representantes legales del Documento de Adhesión. A dichas empresas deberá facilitárseles copia del convenio al que se suscriben.​

¿Cuál es la vigencia del contrato de encomienda de la organización?

El período de vigencia del contrato de encomienda de la organización será el que las partes acuerden (indefinido, duración determinada, prorrogable, anual, etc.), mientras no se produzca un cambio de normativa reguladora.

La entidad organizadora deberá indicar la fecha en que fue suscrito el citado acuerdo con cada una de las empresas agrupadas al darlas de alta en el sistema telemático.

¿Quién custodia el contrato de encomienda de la organización, la entidad externa o la entidad que se bonifica?

La normativa establece que la entidad externa debe facilitar a las empresas para las que organicen la formación toda la documentación relacionada con la organización, gestión e impartición de las acciones formativas. Ello incluye el contrato de encomienda. Dado que se trata de un documento firmado por ambas partes, lo razonable es que se firme por duplicado y cada una conserve un original.

¿Qué documentación debe custodiar la empresa bonificada y qué documentación debe custodiar la organizadora?

Tal y como establece la normativa, la entidad organizadora será la responsable de facilitar a las empresas para las que organicen la formación toda la documentación relacionada con la organización, gestión e impartición de las acciones formativas. Por lo tanto, ambas entidades deben conservar copia de dicha documentación..

¿Qué debe hacer la empresa para darse de baja en una agrupación?

Si como empresa se quiere cursar la baja en la agrupación, la entidad puede anular su participación de la siguiente forma:

  • Firmar la el Documento de desestimiento del Contrato de encomienda  y comunicárselo a la empresa.
  • Si está registrada o se registra en la aplicación como empresa bonificada, puede denegar su autorización a otras entidades a incluirla en sus agrupaciones (apartado “Datos de Empresa: Autorización).
Si la empresa contrata a una entidad externa para la realización de gestiones administrativas para la aplicación de bonificaciones, ¿se considera encomienda de la organización?

No, siempre y cuando la actividad de dicha entidad se limite a las funciones de gestión administrativa para la aplicación de bonificaciones.

Actuación de seguimiento y control

Además de la comprobación posterior de las bonificaciones aplicadas, ¿qué otras actuaciones de seguimiento y control se realizan?

El Servicio Público de Empleo Estatal realiza las siguientes actuaciones de comprobación a una muestra aleatoria de las empresas que comunican formación a través de la aplicación:

  • Visitas de seguimiento de los grupos formativos comunicados, en el lugar de impartición durante su realización, en las cuales se recogen evidencias físicas y entrevistas a los responsables, alumnos y formadores y se comprueba que la realización de la acción formativa es acorde a lo comunicado. En el caso de acciones a distancia o teleformación, puede requerirse información y documentación, además de accesos telemáticos a las plataformas o herramientas utilizadas en la ejecución.
  • Requerimientos de documentación justificativa de las acciones (ver apartado Documentación a Custodiar).
¿Qué ocurre si se detectan incidencias en las visitas o actuaciones de seguimiento posteriores?

Las empresas que han sido objeto de actuaciones de seguimiento y control pueden ver disminuido el crédito justificado como resultado de las desviaciones o incidencias detectadas en las mismas.

Si se detectan estas desviaciones en una visita, éstas no se reflejan en la hoja de visita que se hace entrega al finalizar la misma, sino que se comunicarán en la carta donde se notifica el resultado de las gestiones técnicas efectuadas durante el proceso de comprobación del crédito.

Aplicación de la bonificación

¿Cuándo se puede bonificar la empresa los gastos de la acción formativa?

Las bonificaciones en las cotizaciones de la Seguridad Social podrán aplicarse a partir de la comunicación de finalización de la formación y, en todo caso, con anterioridad a la fecha en que finaliza el plazo de presentación del boletín de cotización correspondiente al mes de diciembre del mismo ejercicio económico.

¿Qué requisitos debe cumplir la empresa para aplicar las bonificaciones?
  • Hallarse al corriente en el cumplimiento de sus obligaciones tributarias y frente a la Seguridad Social.
  • Haber informado a la Representación Legal de los Trabajadores.
  • Haber comunicado el inicio de la formación.
  • Haber realizado la formación.
  • Haber comunicado la finalización de la formación.
¿Cómo se aplican las bonificaciones?

A través del sistema RED se comunicarán las bonificaciones por formación profesional continua en el segmento EDTCA80 “Bonificación SPEE formación continua”.

El importe de esta bonificación se acumulará en el segmento EDTCA60 “Suma de bonificaciones, subvenciones y compensaciones”.

En caso de que la liquidación de cuotas resulte a favor del usuario, la mera presentación de los documentos de cotización se considerará Solicitud de Saldo Acreedor y la TGSS tramitará la devolución del importe correspondiente.

¿Qué ocurre si no se bonifican de las cantidades correspondientes a su crédito en el ejercicio anual?

Si no se bonifica en el ejercicio presupuestario, la empresa no podrá bonificarse posteriormente por la formación impartida dentro de dicho ejercicio económico.

¿Cuál es la bonificación máxima que puede aplicarse la empresa?

La bonificación aplicable por la empresa (para aquellos grupos comunicados a partir del 24 de marzo de 2015) no podrá superar, en ningún caso, el importe menor de los siguientes:

  • Crédito disponible.
  • Total de los costes del grupo (directos + indirectos + (en su caso) costes de organización)
  • Importe máximo financiable = (módulo económico máximo x horas de impartición x número de participantes) + (en su caso) costes de organización.
¿Puedo aplicarme las bonificaciones en otros pagos de la Seguridad Social?

Las bonificaciones por formación continua sólo podrán deducirse en las liquidaciones normales, quedando excluidos los pagos que se hayan podido realizar por otros conceptos (ej. apremios, ejecución de sentencias, etc.).

¿En qué cuenta de cotización de la empresa se aplican las bonificaciones en concepto de formación?

Las bonificaciones pueden aplicarse en los boletines de cotización de cualquier código de cuenta de cotización de la empresa.

¿Cómo se realiza la devolución si se realiza una bonificación indebida?

Debe realizarse una devolución a favor del Servicio Público de Empleo Estatal, indicando CIF, Razón Social y número de expediente en la siguiente cuenta:

BANCO DE ESPAÑA, ALCALÁ 50, 28014 MADRID
Código IBAN: ES32 9000 0001 2002 03405128

Una vez realizada, se remitirá el justificante del ingreso a la Fundación, a través del formulario disponible en el apartado Devoluciones Banco de España en la página de acceso a la aplicación de bonificaciones. Para ello, es necesario disponer de certificado digital de persona física o jurídica de la empresa bonificada u organizadora.

¿Existe alguna penalización o se aplican intereses de demora cuando se realizan bonificaciones indebidas?

Cuando las cantidades correspondientes a bonificaciones indebidamente aplicadas sean objeto de reclamación administrativa mediante acta de liquidación de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social, la devolución de dichas cantidades incluirá los intereses de demora (calculados desde el disfrute indebido de la bonificación).

¿Es necesario que las facturas estén pagadas para que la empresa pueda aplicarse la bonificación?

La empresa puede bonificarse antes de pagar las facturas correspondientes a la formación objeto de la bonificación. Los pagos de las facturas que soportan el coste de la formación deben realizarse antes del último día hábil para la presentación del boletín de cotización del mes de diciembre del ejercicio económico que corresponda.